株式会社ＯＺでは、自社システム開発を行っておりますが、自社システムのマニュアルだけでなく、ちょっとした社内の手順書等についても、積極的にマニュアルをWeb化しております。
Webマニュアルのメリット
まず、なぜマニュアルのWeb化を推進しているのか、そのメリットについて記載していきたいと思います。
検索性が高い
Webマニュアルは検索性が高いです。
電子マニュアルでも検索は可能ですが、例えばＰＤＦの検索って、そもそも検索が重かったり、キーワードを１ページ目から順に追いかけて、また途中に戻ろうとしたら、同じ検索を追っかけないといけなかったり、膨大なマニュアルになればなるほど、非常に使い勝手が悪くなりますよね・・・。
Webマニュアルにしておけば、気になったページは新しいタブで開いておいて、戻りたければそれを開くだけですね。
あとは、巨大なシステムのマニュアルでなく、ちょっとした手順書等についても、ＰＤＦにしてグループウェアに格納してしまうと、そのPDFのタイトルは検索してくれますが、ＰＤＦの中身までは検索してくれないケースも多いですし、それってせっかくの電子データがもったいないですよね。
Webマニュアルにしておけば、中身もしっかり検索してくれます。
ブラウザの利点を活かせます！
ＰＣだけでなくスマホでも使える
マニュアルはＰＣで閲覧するだけはなく、今はスマホを持っているのが当たり前なので、客先などでスマホで閲覧したい機会も増えていると思います。
そんなとき、Ａ４サイズで見る前提となっているマニュアルを、スマホでスクロールして追っかけるでは大変ですよね。
Webマニュアルにしておけば、スマホでも見やすいレイアウトで表示されます。
むしろ今時、Webでスマホ対応していないものを探す方が難しいですよね。
現地でセッティングの際、ノートパソコンやA4のマニュアルを広げるより、片手にスマホで見れるのは便利ですね
動画や添付ファイルを置ける
今時、システムのマニュアルに限らず、ネットサーフィンしていても、説明ページを読むより、説明動画の方がわかりやすい内容って普通にありますよね。
その普通が、Webマニュアルだと動画も組み込めますので可能となります。
他にも、システムのマニュアルであれば、セットアップファイルなどのリンク先も設置できますし、わざわざ事前にセットアップファイルを準備していなくても大丈夫だったり、こういった面でも便利です。
確かに動画の方がわかりやすい内容って、ありますよねー
アップデートの即時反映
マニュアルのアップデートが気軽に、頻繁に行えます。
ちょっとしたマニュアルの変更で再印刷するとなるとこうはいきませんが、Ｗｅｂマニュアルだったら気軽に更新できるのが強みです。
実際に弊社でも、誤字や脱字を確認する為に複数の人数でマニュアル校正に時間を割くのではなく、とりあえず書いたら即公開。もし気になったり指摘があったら即更新。こういったようにして効率重視・スピード重視で取り組んでおります！
紙の印刷コスト
紙マニュアルは印刷コストがかかります。
実際は配布するのに配送料などもかかったり、客先に持っていくのも大変ですよね。
客先の人数もわからなかったりすると、余計に印刷して無駄になったりとかも・・・。
無駄な紙を抑制することは、エコ活動にもなりますので、株式会社ＯＺでは積極的に紙運用を抑制するようにしております。
というか、現時点で会社としてプリンターを所持していないんですけどねー
セキュリティ対策
マニュアルをWeb化すると、セキュリティ対策にもなります。
マニュアルは、業務ノウハウの詰まった大切な財産でありますが、紙やＰＤＦだと、簡単にコピーしてライバル企業などに情報漏洩するリスクにもなります。
マニュアルをWeb化しておけば、厳密には完全にコピーできないという事ではありませんが、簡単にローカルドライブにしづらい仕組みとなりますので、紙やＰＤＦに比べると格段にハードルは高くなると思います。
マニュアルは非常に大切な資産です！
加工・分析しやすい
実際にマニュアルをWeb化する際は、ＣＭＳツールを使う事になるかと思いますが、オープンなＣＭＳツールを選択しておけば、実際はMySQL（MariaDB）といったデータベースに保存されていますので、更に何かに加工しやすいです。
マニュアルのデータも、データを蓄積することで、次のビジネスに繋げる可能性が増えます。
また、Webマニュアルにすればどれだけの人が、何のページを見ているのか、困っているのかが客観的に数字としてわかったりもします。
こちらのデータを分析することで、更に質の高いマニュアルやシステムを開発する事ができますね。
まずデータを蓄積！
そして、そこから先はエンジニアの腕の見せ所ですね！
Webマニュアルのデメリット
とまあ、色々とメリットを記載しましたが、Webマニュアルにはデメリットもありますので、そちらを記載しておきます。
端末やインターネット回線が必要
閲覧には、スマホ・ＰＣといった端末と、インターネット回線が必要となります。
今時はスマホとインターネット回線でキャッシュレスで財布代わりにする時代なので、それに比べればこの程度は許容範囲でしょうかね・・・。
過去バージョンのマニュアルが見えない
基本的に常に最新状態となりますので、過去バージョンのマニュアルは閲覧できなくなります。
業態によっては、色々な現場でバージョンが違って稼働することもありますので、そういった業態ではWebマニュアルは不向きかと思います。
弊社は、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを開発・運営しておりますので、クラウド型は基本的に最新状態、Webマニュアルとは非常に相性のいい業態かと思います！
まとめ
デメリットよりもメリットの方が非常に多いかと思いますので、当社のようにクラウド型システムを推進する場合は絶対にWebマニュアルがおススメです！
もしWebマニュアルの推進でお困りごとがあり、株式会社ＯＺにご用命の際は以下の登録フォームからお問い合わせくださいませ。
待ってるぜ！
