コラム

マニュアルWeb化のススメ

株式会社OZでは、自社システム開発を行っておりますが、自社システムのマニュアルだけでなく、ちょっとした社内の手順書等についても、積極的にマニュアルをWeb化しております。

Webマニュアルのメリット

まず、なぜマニュアルのWeb化を推進しているのか、そのメリットについて記載していきたいと思います。

検索性が高い

Webマニュアルは検索性が高いです。

電子マニュアルでも検索は可能ですが、例えばPDFの検索って、そもそも検索が重かったり、キーワードを1ページ目から順に追いかけて、また途中に戻ろうとしたら、同じ検索を追っかけないといけなかったり、膨大なマニュアルになればなるほど、非常に使い勝手が悪くなりますよね・・・。

Webマニュアルにしておけば、気になったページは新しいタブで開いておいて、戻りたければそれを開くだけですね。

あとは、巨大なシステムのマニュアルでなく、ちょっとした手順書等についても、PDFにしてグループウェアに格納してしまうと、そのPDFのタイトルは検索してくれますが、PDFの中身までは検索してくれないケースも多いですし、それってせっかくの電子データがもったいないですよね。

Webマニュアルにしておけば、中身もしっかり検索してくれます。

おずちゃん
おずちゃん

ブラウザの利点を活かせます!

PCだけでなくスマホでも使える

マニュアルはPCで閲覧するだけはなく、今はスマホを持っているのが当たり前なので、客先などでスマホで閲覧したい機会も増えていると思います。

そんなとき、A4サイズで見る前提となっているマニュアルを、スマホでスクロールして追っかけるでは大変ですよね。

Webマニュアルにしておけば、スマホでも見やすいレイアウトで表示されます。
むしろ今時、Webでスマホ対応していないものを探す方が難しいですよね。

おずちゃん
おずちゃん

現地でセッティングの際、ノートパソコンやA4のマニュアルを広げるより、片手にスマホで見れるのは便利ですね

動画や添付ファイルを置ける

今時、システムのマニュアルに限らず、ネットサーフィンしていても、説明ページを読むより、説明動画の方がわかりやすい内容って普通にありますよね。

その普通が、Webマニュアルだと動画も組み込めますので可能となります。

他にも、システムのマニュアルであれば、セットアップファイルなどのリンク先も設置できますし、わざわざ事前にセットアップファイルを準備していなくても大丈夫だったり、こういった面でも便利です。

おずちゃん
おずちゃん

確かに動画の方がわかりやすい内容って、ありますよねー

アップデートの即時反映

マニュアルのアップデートが気軽に、頻繁に行えます。

ちょっとしたマニュアルの変更で再印刷するとなるとこうはいきませんが、Webマニュアルだったら気軽に更新できるのが強みです。

おずちゃん
おずちゃん

実際に弊社でも、誤字や脱字を確認する為に複数の人数でマニュアル校正に時間を割くのではなく、とりあえず書いたら即公開。もし気になったり指摘があったら即更新。こういったようにして効率重視・スピード重視で取り組んでおります!

紙の印刷コスト

紙マニュアルは印刷コストがかかります。

実際は配布するのに配送料などもかかったり、客先に持っていくのも大変ですよね。
客先の人数もわからなかったりすると、余計に印刷して無駄になったりとかも・・・。

無駄な紙を抑制することは、エコ活動にもなりますので、株式会社OZでは積極的に紙運用を抑制するようにしております。

おずちゃん
おずちゃん

というか、現時点で会社としてプリンターを所持していないんですけどねー

セキュリティ対策

マニュアルをWeb化すると、セキュリティ対策にもなります。

マニュアルは、業務ノウハウの詰まった大切な財産でありますが、紙やPDFだと、簡単にコピーしてライバル企業などに情報漏洩するリスクにもなります。

マニュアルをWeb化しておけば、厳密には完全にコピーできないという事ではありませんが、簡単にローカルドライブにしづらい仕組みとなりますので、紙やPDFに比べると格段にハードルは高くなると思います。

おずちゃん
おずちゃん

マニュアルは非常に大切な資産です!

加工・分析しやすい

実際にマニュアルをWeb化する際は、CMSツールを使う事になるかと思いますが、オープンなCMSツールを選択しておけば、実際はMySQL(MariaDB)といったデータベースに保存されていますので、更に何かに加工しやすいです。

マニュアルのデータも、データを蓄積することで、次のビジネスに繋げる可能性が増えます。

また、Webマニュアルにすればどれだけの人が、何のページを見ているのか、困っているのかが客観的に数字としてわかったりもします。
こちらのデータを分析することで、更に質の高いマニュアルやシステムを開発する事ができますね。

おずちゃん
おずちゃん

まずデータを蓄積!
そして、そこから先はエンジニアの腕の見せ所ですね!

Webマニュアルのデメリット

とまあ、色々とメリットを記載しましたが、Webマニュアルにはデメリットもありますので、そちらを記載しておきます。

端末やインターネット回線が必要

閲覧には、スマホ・PCといった端末と、インターネット回線が必要となります。

おずちゃん
おずちゃん

今時はスマホとインターネット回線でキャッシュレスで財布代わりにする時代なので、それに比べればこの程度は許容範囲でしょうかね・・・。

過去バージョンのマニュアルが見えない

基本的に常に最新状態となりますので、過去バージョンのマニュアルは閲覧できなくなります。

業態によっては、色々な現場でバージョンが違って稼働することもありますので、そういった業態ではWebマニュアルは不向きかと思います。

おずちゃん
おずちゃん

弊社は、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを開発・運営しておりますので、クラウド型は基本的に最新状態、Webマニュアルとは非常に相性のいい業態かと思います!

まとめ

デメリットよりもメリットの方が非常に多いかと思いますので、当社のようにクラウド型システムを推進する場合は絶対にWebマニュアルがおススメです!

もしWebマニュアルの推進でお困りごとがあり、株式会社OZにご用命の際は以下の登録フォームからお問い合わせくださいませ。

待ってるぜ!

カモノハシ
カモノハシ

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